KIAT KIAT PENGENDALIAN MUTU SARANA PRASARANA PERDESAAN

Untuk menjaga kualitas perlu dilakukan tindakan khusus oleh FT-Kec. Tindakan khusus yang utama adalah mengharuskan Tim Pengelola Kegiatan untuk lebih bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan lebih transparan kepada masyarakat, serta mendorong masyarakat untuk secara aktif turut serta mengawasi dan menjaga kualitas pelaksanaan.

Hal-hal di bawah ini merupakan pelajaran dari pengalaman pada kegiatan serupa. Diharapkan seluruh kegiatan ini dapat dilaksanakan oleh FT-Kec dan seluruh unsur yang terkait dengan PNPM Mandiri Perdesaan dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan kegiatan prasarana dan sarana. Dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pemeliharaan terdapat aturan yang membantu pelaku-pelakunya mengendalikan program, supaya hasilnya sesuai dengan harapan.
Berdasarkan pengalaman di lapangan, terdapat kiat-kiat atau cara untuk meningkatkan kualitas prasarana yang dibangun. Kiat ini telah dibuktikan ratusan kali, sehingga semua FT-Kab dan FT-Kec bertanggung jawab untuk mematuhi aturan ini dengan cara yang digambarkan atau cara lain yang lebih baik lagi. Di bawah ini adalah dua puluh aturan khusus untuk meningkatkan kualitas yang harus diterapkan di lapangan oleh Fasilitator dan masyarakat.

- Targetkan kualitas, bukan kuantitas — Kebiasaan di desa adalah mengejar target fisik, karena dianggap sebagai kesempatan yang jarang terjadi dan kapan lagi bisa membangun prasarana itu yang dibutuhkan. Di pemerintah pun sudah biasa mengejar target yang telah ditetapkan dalam DIPA. Padahal tidak ada tekanan untuk menentukan target yang sangat tinggi. Dalam pembicaraan dengan TPK dan masyarakat, aparat Pemda Kabupaten dan Fasilitator harus mengatur pembicaraan, supaya tidak memberi kesan mengejar target fisik.

- Tegas dari awal — Pengawas berkecenderungan untuk membiarkan pekerjaan yang kurang baik pada awal konstruksi, tetapi hal ini akan mempersulit usaha untuk meningkatkan kualitas. Sangat sulit untuk meningkatkan kualitas di tengah program. Lebih baik untuk mulai dengan sangat ketat.

- Manfaatkan musim kemarau — Sebagian besar prasarana PNPM Mandiri Perdesaan lebih mudah dibangun pada musim kemarau. Pengangkutan bahan dan alat lebih mudah jika belum hujan. Pemadatan tanah tidak mungkin bila tanah sudah terlalu basah. Petani juga ingin bercocok tanam kalau hujan sudah turun, sehingga sering kesulitan dalam hal pengerahan tenaga kerja.

- Mulai dengan penyuluhan — Sebelum kegiatan dimulai di desa, dimulai dengan penyuluhan kepada seluruh masyarakat yang akan terlibat dalam pelaksanaan. Tidak hanya anggota TPK atau aparat desa. Isi penyuluhan menyentuh hal-hal peraturan , prinsip kualitas dan transparan, peranan TPK dan konsultan, dan langkah-langkah dalam pelaksanaan.

- Beri pelatihan dan pembimbingan secara kontinyu — Karena tenaga kerja kurang terampil dan TPK belum memiliki keterampilan dalam pengelolaan pembangunan prasarana, maka perlu diadakan kegiatan pelatihan secara kontinyu oleh FT-Kec maupun aparat kecamatan dan kabupaten. Peningkatan kemampuan masyarakat dan TPK adalah salah satu tujuan utama . Pembimbingan termasuk penggunaan Buku Bimbingan di tiap desa.

- Periksa desain – Sebagian masalah lapangan dapat diantisipasi dan diperbaiki kalau desain dan RAB diperiksa sebelum dimasukkan pada Surat Penetapan Camat. Pada formulirnya ada sepuluh hal yang perlu diperiksa oleh konsultan yang lebih senior, termasuk kejelasan dan kelengkapan gambar, perhitungan volume, kewajaran harga, dan penggunaan alat berat.
- Gunakan sistem trial — Sistem trial adalah cara yang dapat digunakan untuk melatih masyarakat sambil meningkatkan kualitas konstruksi. Dalam pelaksanaan sistem trial contoh harus betul-betul dibuat dengan kualitas yang memenuhi segala persyaratan teknis, karena contoh merupakan batas maksimal kualitas yang akan dikejar oleh masyarakat.

Sistem trial terdiri dari tiga langkah:
1) “Contoh” dibuat bersama fasilitator teknis. Orang yang ikut membuat contoh adalah tokoh masyarakat (TPK, kepala kelompok, KPMD, kepala dusun, tim pemantau, dan hanya beberapa masyarkat biasa). Fasilitator ikut bekerja, dan memberi instruksi kepada mereka. Untuk jalan, panjang bagian contoh cukup 10 - 20 meter saja.
2) "Trial", atau percobaan oleh masyarakat di bawah pimpinan orang yang membuat contoh di atas. Setelah trial selesai (sekitar 100 meter jalan, misalnya), kualitas dinilai FT-Kec. Jika kualitas masih kurang baik, harus dilatih lagi dan diperiksa lagi.
3) Jika kualitas telah baik, berarti masyarakat sudah mampu mengerjakannya dengan kualitas baik, sehinggaa pelaksanaan dapat diteruskan dengan pengawasan normal. Kalau kualitas menjadi kurang baik, ada bagian yang ditrial sebagai bukti masyarakat mampu bekerja dengan lebih baik.

Sistem trial akan lebih efektif (lebih berhasil) apabila dibuat contoh tiap tahap. Di bawah ini trial pada pekerjaan jalan:
1) Contoh pembentukan badan jalan,
2) Contoh penghamparan pasir,
3) Contoh pemasangan batu utama dan pinggir,
4) Contoh lengkap dengan batu pengunci.

Contoh sebaiknya dibuat seawalnya. Contoh tidak perlu digilas dan tidak menggunakan lapisan penutup. Perlu ada contoh dan trial untuk tiap macam situasi yang dihadapi. Pada bagian di daerah sawah atau rawa dibuat contoh dan trial sendiri. Trial tidak diperlukan untuk bagian yang sangat kecil, yang dapat diawasi langsung oleh FT-Kec sendiri.

Sistem trial harus diterapkan untuk jenis prasarana selain jalan. Jika ada pembuatan banyak MCK, MCK pertama dapat dianggap sebagai trial. Untuk jenis lain, kegiatan kunci harus ditrial, misalnya pengadukan beton. FT-Kec perlu menganalisis kegiatan-kegiatan yang perlu ditrial.

- Beli alat-alat yang bermutu — Penghematan biaya untuk peralatan sering menjadi penghematan yang palsu, karena mempengaruhi produktivitas dan kualitas konstruksi. FT-Kec harus mendorong TPK untuk beli peralatan yang mutunya lebih tinggi, agar tahan lama dan memudahkan pelaksanaan. Ini juga termasuk peralatan seperti kereta dorong yang belum biasa digunakan oleh masyarakat.

- Ketat dalam penerimaan bahan — Tim “Checker” harus dilatih supaya dapat menentukan bahan yang memenuhi spesifikasi, dan mereka harus dibimbing supaya berani menolak bahan yang tidak sesuai mutu atau volumenya. Pemasok sering mengirim bahan pada waktu FT-Kec tidak ada di tempat, dan mencoba menipu masyarakat jika checker tidak mampu.

- Lakukan sertifikasi — Sertifikasi adalah cara yang dapat digunakan oleh FT-Kec untuk mendorong TPK dalam hal peningkatan kualitas. Pada prinsipnya, tiap pekerjaan dinilai. Pekerjaan yang dinilai sesuai dapat dibayar langsung, tetapi pekerjaan yang kurang baik harus diperbaiki dulu. Kemajuan fisik didasarkan pekerjaan yang sudah selesai dan dinilai layak untuk dibayar. Pada papan informasi ditempelkan grafik kemajuan fisik sesuai dengan hasil sertifikasi. Pengisian formulir sertifikasi dijelaskan di bawah dan contoh formulirnya dapat dilihat pada Form PTO – Sertifikat Penerimaan Pekerjaan.

Untuk mengendalikan kualitas pelaksanaan, kualitas prasarana yang dibangun perlu ditinjau secara berkala. Hasil peninjauan ini dapat dituangkan oleh FT-Kec pada sebuah formulir pemeriksaan, untuk selanjutnya dianalisis oleh FT-Kab. Hasil tersebut berfungsi pula sebagai alat penyuluhan kepada masyarakat desa, mandor, dan PjOK, supaya kualitas prasarana yang dibangun dapat ditingkatkan.

Sebagai upaya pengendalian, FT-Kab akan melakukan pengecekan ke lapangan/desa yaitu minimal 2 desa pada tiap kecamatan yang dipilih secara random dan dilaksanakan pada saat kegiatan telah selesai 100%.

Tiap jenis pekerjaan dinilai tetapi untuk pekerjaan yang rumit kegiatan dapat digabungkan. Pekerjaan yang dinilai oleh FT-Kec telah sesuai untuk dibayar dapat langsung dilunasi, tetapi pekerjaan yang kurang baik harus diperbaiki dulu. Kemajuan fisik yang dilaporkan didasarkan pekerjaan yang sudah selesai dan dinilai layak untuk dibayar. Pengisian formulir sertifikasi dijelaskan di bawah dan contoh formulirnya dapat di lihat pada lampiran. Pada papan informasi ditempelkan grafik kemajuan fisik sesuai dengan hasil sertifikasi.
Formulir terdiri dari dua bagian :
1) Bagian atas untuk jenis pekerjaan yang dapat diterima
2) Bagian bawah untuk bahan atau alat yang dapat diterima

Kedua bagian ini diisi dengan jenis pekerjaan atau bahan yang sudah siap untuk dinilai. Untuk tiap jenis dicantumkan volumenya dan lokasi pekerjaan. Untuk bahan, disebutkan lokasi dimana bahan tersebut akan digunakan, walaupun mungkin belum dipasang atau dihampar. Kemudian, FT-Kec akan menilai kelayakannya. Yang layak ditulis "dapat diterima" dan yang belum layak disebut alasannya. Format tersebut disimpan di arsip Tim Pengelola Kegiatan sebagai bukti bahwa bagian atau bahan tersebut telah diterima dengan baik oleh FT-Kec.

Grafik kemajuan fisik yang telah dibuat ditempelkan pada papan informasi. Tujuannya adalah agar seluruh masyarakat tahu hasil penilaian dan tahu kemajuan proyek. Perhatian masyarakat ditarik ke masalah target kualitas. Untuk jenis lain, selain jalan, boleh dibuat grafik dengan memilih indikator atau pengelompokan kegiatan yang tepat.

Penggunaan langkah Sertifikasi ini tidak dimaksudkan untuk memperlambat pembayaran kepada Tim Pengelola Kegiatan. FT-Kec boleh menunda penilaian jika tidak sempat menilai pekerjaan dan menyetujui pembayaran tanpa dinilai apabila Tim Pengelola Kegiatan telah terbukti mampu mengerjakan tugas serupa. Sebaliknya, jika kualitas bagian yang diusulkan TPK untuk pembayaran sering tidak sesuai persyaratan, langkah ini tidak boleh ditinggalkan.

- Kembangkan KPMD — KPMD dipilih oleh masyarakat untuk membantu Fasilitator Kecamatan secara penuh di lapangan. KPMD adalah seorang pemuda yang berbakat teknis dan administrasi dan ingin belajar dari FT, selain mengikuti tiap jenis pelatihan yang ada di desa. Dia dapat membantu konsultan pada waktu konsultan tidak ada di tempat, dengan misalnya mengumpulkan data untuk laporan. KPMD dibiayai dari biaya Dana Operasional Kegiatan(DOK).

- Laporkan masalah — Di tiap desa masalah pasti akan timbul. Masalah-masalah tersebut perlu dilaporkan kepada PjOK dan Fasilitator Kabupaten supaya mereka dapat memperhatikan desa yang ada masalah pada waktu mereka berkunjung ke lapangan. Mereka dapat memberi masukan yang membantu fasilitator dan TPK, walaupun mereka mampu menyelesaikan masalah sendiri. Diharapkan tidak ada masalah yang baru muncul pada waktu ada kunjungan resmi dari aparat provinsi atau Sekretariat, karena masalah tersebut seharusnya sudah ditangani fasilitator yang sudah ada di lapangan. Hal-hal yang belum dilaporkan dianggap masalah Fasilitator Kecamatan; hal-hal yang sudah dilaporkan dianggap masalah bersama.

- Periksa kualitas fisik — Terdapat Form PTO – Pemeriksaan Fisik untuk membantu seluruh pelaku, termasuk unsur Pemerintah Daerah, Fasilitator dan Konsultan, TPK, dan pemeriksa dari instansi yang melakukan audit.

- Jamin bahwa orang lapangan pegang gambar  Bagaimana orang dapat membangun sesuatu sesuai desain jika gambar desain disembunyikan? Gambar desain harus ada di lapangan sebagai pegangan pelaku, dan pada saat kegiatan selesai disimpan di kantor desa. Tidak banyak bermanfaat bila disimpan di lemari selama pelaksanaan. Jika ada perubahan, dicatat langsung di gambar desain.

- Buat berita acara revisi bila ada perubahan  Perubahan adalah sesuatu yang sangat biasa dan wajar, tetapi perlu didokumentasikan agar dapat dipertanggungjawabkan secara teknis maupun administratif. Pembuatan dokumen seharusnya dilakukan sebelum perubahan dijalankan di lapangan.

- Bukukan pengeluaran secara langsung  Pekerjaan dapat dikelola dengan baik jika pengeluaran dana dikendalikan dengan baik, dan pengendaliannya mulai dari pencatatan seluruh penerimaan dan pengeluaran dana di buku kas. Dengan mudah, pengelola dapat melihat sisa dana yang masih ada dan berapa jumlah dana yang dipakai untuk segala transaksi. Jika tidak dibukukan dengan cepat, seperti terbang pada saat kabut kental. Tidak tahu akan menabrak gunung, dan bendahara tidak tahu akan kehabisan dana.

- Gunakan alat berat secara rasional  Rasional dalam kasus ini berarti penggunaan alat berat dapat dipertanggungjawabkan – ada dasar perhitungan jam pemakaian dan biaya, secara teknis jelas alat betul-betul diperlukan dan wajar, dan masyarakat tidak keberatan bila dana dipakai untuk alat untuk sebagian pekerjaan, daripada dipadatkaryakan. Untuk kegiatan seperti penggilasan permukaan jalan, harus menghitung kebutuhan alat, dan mengatur penggunaan di beberapa lokasi untuk mengoptimalkan dana mobilisasi alat.

- Pasang dan manfaatkan patok  Patok dipasang untuk membantu orang membangun suatu prasarana sesuai dengan rencana. Dimensi tidak berubah, rute tidak berpindah-pindah. Apalagi untuk bangunan seperti fondasi jembatan dan sebagainya, dimana toleransi perubahan dimensi sangat kecil.

- Sesuaikan tujuan supervisi sesuai sistem pembayaran  Kalau tenaga kerja dibayar dengan sistem harian, produktivitas harus diawasi dengan baik, karena kerja keras atau kerja malas-malasan pekerja dibayar upah yang sama. Kalau tenaga kerja dibayar dengan sistem upah borong, kualitas harus diawasi dengan baik, karena pembayaran hanya tergantung pencapaian target, bagaimana pun kualitasnya.

- Jangan kompromikan hukum teknis  Kekuatan beton, misalnya, merupakan faktor terpenting dalam desain jembatan beton. Tidak boleh plat ditipiskan, atau rasio campuran diperlunak, atau tulangan besi diperjarang dalam pelaksanaan. Hal itu akan mengakibatkan suatu malapetaka. Orang awam mungkin akan minta hukum teknis dikompromikan untuk mengatasi masalah kekurangan anggaran proyek. Ada hal yang dapat dikompromikan dan ada yang tidak dapat dikompromikan, dan perencana dan pengelola harus mampu membedakannya.